会議を円滑に進めるためには

経営計画を決める時など、職務上の会議で成果を上げるためにはいくつか注意することがあります。

まず、議事録をつくるということが大切になってきます。議事録は会議を言いっぱなしの尻切れトンボに終わらせないための決定打になります。決定した事項をいつまでに、誰がするのか、どのようにチェックするのかまで書いて残し毎回確認するようにしましょう。

会議の目的、参加者と役割、内容と進め方の詳細、タイムテーブル、必要な資料などをまとめたアジェンダをつくるというのも有効です。アジェンダを作っておくと事前に会議のシミュレーションを頭の中で行うことができ、根回しや必要な資料作成などの参加者への指示ができますので、会議の成功率が非常に上がってきます。

また、会議を気持ちよく効果的に進めていくために、参加者に求められる考え方と規範はあらかじめ決めておくようにし、全員で共有するようにしましょう。こうすることで、会議の中で無用なイライラを抱くことや、安将に乗り上げたりということが少なくなります。

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